RAPPORT D'ACTIVITÉ 2021
03
PERFORMANCE
S’engager pour l’efficience et l’investissement
sociétal du régime
L’année 2021 a, en partie, été consacrée à la préparation et à la négociation de la COG 3 dans un contexte sanitaire marqué par la pandémie et la nécessité du travail hybride. Cette double exigence professionnelle et sanitaire a constitué une opportunité pour fédérer l’encadrement et activer certains leviers managériaux et opérationnels. Dans le cadre d’une dynamique collaborative, la continuité et la qualité de service ont été maintenues au bénéfice des ressortissants et ont contribué à l’amélioration de la performance de l’établissement. Cette performance s’apprécie tant sous l’angle de gestion que sous l’angle social et sociétal.
RÉPONDRE AUX EXIGENCES DE PERFORMANCE DE GESTION
DOCUMENTER ET FORMER POUR MIEUX MANAGER LES RISQUES
La rénovation de la politique de maîtrise des risques était une ambition forte de la COG 2016-2021 dont les résultats ont été visibles très rapidement avec la certification sans réserve des comptes de 2018 à 2020. L’objectif de sécurisation de l’activité de l’Enim a été atteint grâce à la mise en place d’un plan de contrôle interne unique partagé par l’ensemble des services de l’Enim, y compris l’activité du contrôle médical, mais également par une analyse croissante des risques par pertinence.
Dans cette continuité, l’année 2021 marque le développement progressif du pilotage par processus au sein de l’Enim avec, comme préalable en 2021 :
- •
la création d’un pôle unique de pilotage du plan de contrôle interne par délégation de la directrice à l’agent comptable. Ce pôle assure un rôle transverse d’accompagnement, de coordination et de pilotage du plan de contrôle interne ;
- •
l’installation d’un comité de pilotage « Maîtrise des risques » visant à assurer, avec l’association de chaque sous-direction, le management permanent des risques opérationnels ;
- •
l’adoption d’une cartographie des processus et des risques majeurs. Fondé sur un langage partagé et standardisé, il s’agit d’un outil de pilotage et d’évaluation permettant également de rendre compte de la performance collective. L’intégralité des activités de l’Enim s’y trouve tracée, avec en son cœur « la production au service de la protection sociale des marins », et en « soutien et aide » les macro-processus « pilotage » et « support ». Cette cartographie cible, à parfaire sur la durée, est un élément de stabilité dans l’organisation et le fonctionnement de l’établissement.
programmes de contrôle,
dont 11 neutralisés (4 directement en lien avec la crise sanitaire)
de réalisation des contrôles contre 93 % en 2020,
mais avec des incidences en hausse
grâce à un meilleur ciblage des contrôles
sur l’activité Santé (+ 333 K€)
Et demain ?
Le pilotage par processus entrera dans une phase plus opérationnelle en 2022 via des actions de professionnalisation des personnels de l’Enim.
L’ADAPTATION DE L’ORGANISATION
Afin de garantir un juste dimensionnement des services dès l’entrée en vigueur de la nouvelle COG en 2022, une organisation-cible de l’Enim avait été identifiée et son déploiement initié dès 2019 avec la création d’une mission relation-client, puis la restructuration des services de production en 2020.
La création en 2021 d’un Département d’Appui au Pilotage Stratégique et à l’Innovation (DAPSI) constitue la 3ème phase de déploiement de cette organisation-cible. Il s’agit de créer les conditions nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’établissement en mobilisant les leviers essentiels que sont les ressources humaines, les processus et l’organisation, tout en veillant à l’adéquation des missions, objectifs et moyens.
Le DAPSI couvrira 3 grandes fonctions au service de l’organisation de l’Enim dans son ensemble :
- •
l’appui au pilotage des processus en fournissant à l’ensemble des services les outils de reporting et d’évaluation de l’activité ;
- •
le conseil en organisation et en innovation afin d’accompagner la transformation de l’établissement en lien étroit avec les agents concernés, le Département des ressources humaines et les représentants du personnel. Dans ce cadre, il œuvrera également pour le développement du collaboratif et la promotion de la culture de l’innovation après l’analyse des résultats de l’étude générale d’organisation menée en 2021 auprès de l’ensemble des agents de l’Enim ;
- •
l’appui au pilotage stratégique de la prochaine COG et du projet d’établissement qui en découlera.
RETOUR SUR LA COG 2
UNE CARTE DES MACRO-PROCESSUS
ADAPTÉE AUX GRANDES ORIENTATIONS
DE LA NOUVELLE COG »
James CREMEL Agent comptable de l’Enim « Le renforcement du dispositif de contrôle interne vers la maîtrise des risques, commencé en 2020, a vu sa démarche valorisée par le vote en Conseil d’administration de décembre 2021 de la cartographie des risques majeurs.
Pour mettre sous contrôle la qualité et l’efficience de sa production, l’Enim a construit sa carte des macro-processus adaptée aux grandes orientations de la nouvelle COG.
Les formations de pilotage ont commencé en avril et se poursuivront en mai et juin 2022. Le département maîtrise des risques se met en action petit à petit. Il est et sera en appui du déploiement et de la vie des processus déjà en action au sein de l’Enim.
L’ambition 2022 est d’aboutir à une cartographie complète et partagée, assortie des indicateurs de production, qualité et efficience de chacun des macro-processus. Ce dispositif permettra à l’établissement de piloter la mise en œuvre de la COG 3. »
Le renforcement de la performance sociale
UN PLAN D’ACTION RH CONCERTÉ ET ADAPTÉ AU CONTEXTE DE CRISE SANITAIRE
S’agissant d’une fin de COG, l’Enim s’est attaché à finaliser les orientations structurantes de la politique RH. La démarche GPEEC est désormais pleinement engagée avec la construction, en lien avec les sous-directions, d’un schéma prévisionnel des emplois et d’une cartographie managériale. Cette démarche de GPEEC s’accompagne d’un meilleur suivi visant l’anticipation des demandes et la mise en place de travaux spécifiques pour certains services, ainsi que le déploiement prochain d’un plan pluriannuel de développement des compétences.
Parallèlement, la poursuite de la crise sanitaire a imposé une réévaluation des priorités RH, orientées lors de la première partie de l’année 2021 vers l’accompagnement des agents et des encadrants quant à la reprise sur site et à la redéfinition des modalités de travail sur un rythme hybride (présentiel et distanciel). Si 2020 avait été l’année de l’adaptation et de la réaction à la situation de crise, 2021 aura été l’année de la structuration des dispositifs et des actions permettant l’accompagnement des services et des agents durant cette période, notamment :
- •
la mise en place d’un soutien aux encadrants dans la gestion de leur équipe à distance (déploiement d’outils d’animation à distance et formations sur le management à distance) ;
- •
des webinaires dédiés au télétravail permettant aux agents de connaître la réglementation, de s’organiser et se positionner comme télétravailleurs dans un collectif ;
- •
l’adaptation du suivi du temps de travail pour une gestion plus fluide et réactive des changements de situations.
Lors du plan de reprise d’activité, les services ont été invités à signaler les besoins en termes de rattrapage d’activités et des renforts ont été déployés pour y faire face. Ces mesures sont venues alimenter la politique de prévention, en adaptant notamment le DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) afin de tenir compte des nouvelles modalités de travail et des risques inhérents. La coordination du dispositif a été assurée par la conseillère de prévention dont le périmètre d’intervention a été élargi à la qualité de vie et aux conditions de travail (QVCT).
CHSCT
organisés sur l’année 2021
enquête de suivi sanitaire
toutes les semaines
Et demain ?
L’Enim capitalisera sur ces nouvelles modalités de travail en poursuivant l’acculturation aux pratiques collaboratives, en veillant au maintien d’un haut niveau de dialogue social et en structurant la politique de qualité de vie et conditions de travail et son suivi.
RSO : UN NOUVEAU REGARD SUR NOS PRATIQUES
L’Enim s’est positionné tout au long de la COG 2 en tant qu’acteur responsable de ses actions et de leurs conséquences sociales et environnementales. Il s’est attaché à améliorer la qualité de vie au travail et le bien-être des agents, promouvoir une gestion durable des ressources et encourager l’achat responsable.
Cet ancrage s’est poursuivi en 2021 avec la mise en œuvre d’actions structurantes autour de l’amélioration du collectif de travail :
- •
une démarche d’organisation générale du travail a été lancée en octobre 2021. Parce que la parole de chacun et chacune compte, l’ensemble des agents de l’Enim a été invité à participer à des ateliers de partage. L’objectif poursuivi est l’identification collective d’actions à mettre en œuvre dès 2022 pour améliorer les modes d’organisation et de travail ensemble.
- •
un protocole d’accord sur l’égalité femmes-hommes. Après l’élaboration d’un plan d’action, un réseau de référents égalité femmes-hommes a été constitué. En 2021, les principales actions ont été : ‐ la réalisation, en lien avec le pôle formation du DRH, d’une vidéo interne destinée à mieux faire connaître le protocole Enim ;‐ l’introduction dans le règlement intérieur de la possibilité pour les jeunes parents de pouvoir travailler sur un nouveau cycle horaire de 35 h sur 4 jours. Le recours au temps partiel, souvent pénalisant pour les femmes, est ainsi limité tout en conservant la possibilité de réduire la semaine de travail.
- •
l’organisation du télétravail pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Fort d’un maintien d’activité à un haut niveau de performance et grâce au déploiement d’outils et de formation à distance pendant la crise sanitaire, le télétravail a été généralisé en 2020 comme modalité ordinaire de travail à 2 jours par semaine, puis élargi en 2021 à 3 jours possibles de télétravail par semaine. L’instauration de cette formule, sur la base du volontariat, a fait évoluer autant la vie des équipes que les pratiques managériales.
ateliers de partage dans le cadre de la démarche
d’organisation générale
de télétravailleurs dont 70 % à 3 jours
fixes par semaine
de femmes au sein de l’Enim,
mais 17 % seulement parmi les cadres
supérieurs
Et demain ?
Les démarches entreprises d’innovation autour du collectif de travail et de l’égalité femmes/hommes devront se poursuivre via leur structuration et la mise en œuvre concrète de mesures adaptées.
UNE COMMUNICATION INTERNE INNOVANTE
Après une communication interne de l’établissement en 2020 largement concentrée sur l’accompagnement des agents dans le contexte de crise sanitaire et le maintien du lien social, 2021 a encore été marquée pour partie par l’actualité sanitaire. Elle a également été l’année de l’élaboration de la COG 3, menée dans le cadre d’une démarche participative.
Comme pour les ressortissants du régime, des focus groupes internes ont été organisés avec les agents volontaires et les représentants du personnel dans le cadre de la préparation de la COG 3. L’occasion leur a ainsi été donnée de s’exprimer, témoigner sur leur métier et faire part de leurs attentes pour améliorer les services rendus par l’Enim tant à l’égard des ressortissants du régime qu’à l’égard de son personnel. L’ensemble des informations récoltées durant ces focus groupes ont servi à définir les ambitions à mener et les leviers à activer pour la prochaine COG.
Des actions de communication internes innovantes et régulières ont accompagné cette démarche de co-construction collective de l’Enim de demain, notamment :
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des lettres d’information « L’essentiel COG 3 » donnant la parole aux cadres supérieurs de l’établissement et faisant un point sur l’état d’avancement des réflexions sur la COG 3 ;
- •
des webinaires « Enim en Direct » ouverts à tous les agents ;
- •
une rubrique dédiée sur l’intranet, afin de permettre aux agents de se tenir informés des avancées du projet.
webinaires « Enim en direct »
lettres d’information « L’essentiel COG 3 »
Et demain ?
Indépendamment du déploiement des objectifs opérationnels dans les services, la communication demeurera un enjeu fort des années à venir pour faire vivre la future COG de l’Enim et contribuer à son appropriation collective.
RETOUR SUR LA COG 2
UNE VIGILANCE RENFORCÉE
SUR LA TRANSVERSALITÉ
ET LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL
Laurence LE MAGOAROU Cheffe du Département des Ressources Humaines « Le temps de la COG 2016-2020 aura été exigeant, pour ne pas dire « sportif », du fait de la conjonction de plusieurs facteurs. À la gestion de facteurs endogènes qui tenaient autant aux ambitions de la COG qu’au changement culturel qu’elle impliquait, s’est ajouté le facteur exogène de la crise sanitaire. Cette combinaison a eu des impacts importants dans le déploiement des dispositifs de pilotage stratégique et opérationnel convenu avec l’État ; temps que l’avenant 2021 à la COG a permis de rattraper en partie.
Des chantiers structurants en termes de GPEEC ont été entrepris, associant l’ensemble des services, pour que l’Enim soit au rendez‐vous de la concrétisation de ses projets dans le cadre du schéma d’emplois prévu par la COG, tout en ayant une vigilance renforcée sur la transversalité et la qualité de vie au travail, à fortiori dans une période où les habitudes de travail et cadres de référence ont été bousculés. Le retour d’expérience sur la période de la crise sanitaire aura également démontré la capacité de résilience de l’Enim et conforté ses valeurs de solidarité au service des marins et leur famille.
La démarche RSO est quant à elle pleinement intégrée dans le fonctionnement quotidien de l’établissement tant dans sa dimension écologique de gestion durable des ressources et d’achats responsables, que dans sa dimension sociétale au bénéfice des agents, notamment avec des modalités de télétravail qui vont au-delà du cadre règlementaire applicable dans la Fonction publique. »
